こんにちは、ぶちょーです。
今回はエクセルマクロ（VBA）について書いています。
コロナ禍を機に、2020年8月頃から勉強を始めていました。
マクロを覚えてから、表彰される、給料UP、仕事の効率UPと
良いこと尽くしなので、『私がやったこと』と『会社で起こったこと』を紹介します。
手っ取り早く実績を作れるので、おすすめの方法です。
- 年収が数十万円UPした。
- 改善活動の度に表彰され、表彰金を貰った。
- 『マクロが使える凄い人』と社内で思われるようになった。
マクロとは何か？ VBAとは？
タイトルからマクロマクロ書いていますが、マクロとは何かというと
アプリケーションソフトウェアなどの操作などといった、プログラミング言語と比較して粒度が大きい操作をまとめて自動化したりする機能を指して良く使われる。
Wikipedia マクロ (コンピュータ用語) より引用
ということで、普段エクセル（Microsoft Excel）やワード（Microsoft Word）で行う複数の操作を
ボタン一つでまとめて実行することを言います。
他にも意味がありますが、今回はエクセルやワードの自動操作と考えてもらって構いません。
一方でVBAは、マクロで自動化したい操作を記述する言語のことです。
そのため、厳密には『マクロを勉強した』というよりも、
『VBAの勉強をしてエクセル操作を自動化出来るようになった』という言い方が正しいですね。
会社と自宅でやったこと
業務効率化の波に乗れた
面倒な業務を無くしたいという考えは以前からありましたが、
『周囲の協力が得られない』『マクロの勉強をする時間が無い』ということから、
これまで積極的に取り組んではいませんでした。
しかし、コロナウィルスの影響で外出する機会が少なくなり
夏季休暇を利用して、エクセルマクロの勉強を始めました。
テレワーク等の業務改善活動により、特に上司が協力してくれた影響が大きいです。
Web会議や電子印など、新しいことに抵抗の少ない上司や、さらにその上の幹部のおかげで
私が『ここを自動化したい』という提案をすぐに取り入れてもらえました。
会社でしたこと：煩雑な業務の洗い出し、マクロ組み立て
普段の業務をこなしつつ、『この仕事面倒だな』『これは間違いやすいだろうな』
と思う作業をメモするようにしていました。
その中で、わりとすぐに出来そうで、効果が高かったものが
『文書ファイルを作成する→リストファイルに書類番号を登録する』という作業です。
この作業はだいたいどこの会社、どこの部署にもあるはずです。
例えばこんな感じです。
- 『マクロに関する報告書』という文書をWordで作成する。
- 文書を印刷し、上司に承認印を貰う。
- 『報告書リスト』ファイル（Excel）に、報告書のタイトル等を記入する。
- 『報告書リスト』から連番を取得する。（例えば21-01）
- 文書に番号を記入し、印刷文書をPDFファイルにする。
- PDFファイルを指定フォルダに保存する。
- 印刷した文書をバインダーで保管する。
報告書を作成したとき、従来はこのような作業をしていました。
私の場合は報告書ですが、人によっては見積書であったり、注文書になると思います。
一般的にこのようなファイルはリスト管理するはずなので、
連番や文字列で、ファイルーリストを紐づけていると思います。
上記作業は非常に煩雑で、特に連番の取得や、PDFファイルへの変換、
PDFファイルの保存を忘れる社員が多く、『ファイルが無い』という事態が何度もありました。
そこで、この作業を次のように変更しました。
- 『マクロに関する報告書』という文書をWordで作成する。（ここは同じ）
- 上司に電子印で承認を貰い、登録ボタンを押してもらう。
- 連番の取得、リストへの記入、PDFファイル変換と保存をマクロで行う。
従来と比較して、明らかにシンプルで分かりやすいですよね。
忘れることが多かった『連番の取得』『PDFファイル変換＆保存』を
マクロでまとめて処理することで、忘れることが無くなりました。
電子印を導入したので、印刷をやめたということもありますが、
ポイントは『マクロの動作開始ボタンを上司に押してもらう』という点です。
この手の書類は上司の承認印の後にも作業が残っています。
そのため、承認された安堵感や別の仕事の都合などから、
『後でやればいいや』『別の仕事を片づけてからにしよう』と後回しにすると忘れてしまいます。
これを上司の承認と同時にすることで、
- 文書作成から提出まで → 部下の業務
- 承認と文書登録（ボタンを押す） → 上司の業務
というように上司と部下の業務を、提出を境に明確に区切る事が出来ました。
自宅でしたこと：マクロの勉強、単純操作の学習
上記のマクロが完成するまで、1ヶ月くらいは掛かったと思います。
初めてのマクロで、いきなりWordとExcelの連携をしようとしたので苦労しました。
ただし、やりたいことが明確に決まっていたので、断片的にでもやり方を見つけたら
後はそれを組み合わせていくだけでした。
上記マクロはフローで書くとこんな感じです。
- Word文書の内容を取得する。
- Excelを起動して、リストファイルを開く。
- リストファイルにWord文書の内容を記入する。
- Word文書をPDFファイルに変換して保存する。
- WordとExcelを閉じる。
複雑に見える操作でも、分解すると一つ一つの操作は簡単なものです。
『Word文書の内容を取得するにはどうしたらいいか？』
『どうしたらPDFに変換出来るか？』
『保存するにはどうしたらいいか？』
ということを一つ一つ調べて、組み合わせていきました。
私の会社では業務の持ち帰りは禁止なので、
分解した汎用的な内容を自宅で調べて実践し、会社で組み立てるということをしていました。
会社でコツコツ進めることも出来ましたが、
やはり自宅の方がPCのスペックやWeb検索的にも楽なので、自宅で進めていました。
Youtubeの解説動画も多いので、自宅の方が見やすいという理由もあります。
社内で起きたこと
マクロを使える人になり、年収が数十万円UP！
上記マクロの他にも、月に1,2個のマクロ（業務改善提案）をしていたところ、
社内ではすっかり『マクロが使える凄い人』という印象になりました。
ほんの少し使えるだけでも、マクロを知らない周囲の人からは凄く見えるようです。
そのため、『この業務を何とかできないか』『ここを自動化して欲しい』
という相談を受けることが多くなりました。
特に上記マクロの影響力は絶大で、他部門でも使われるようになりました。
さらには、会社の幹部から表彰されるまでに至りました。
結果、数十万円の年収UPに加え、数万円の表彰金を数回貰えています。
マクロ作成が本来業務よりも楽しくなってきた
私は研究開発職のため、普段はデスクワークをしつつ機械装置や分析装置を扱っています。
これら業務が結果が出るまでに数日、数週間も掛かる気の長い作業です。
場合によっては失敗して、何も成果が出ないときもあります。
一方で、マクロ作成は早ければ数時間で成果が出ます。
大がかりな内容だと数日以上かかりますが、『ここまでは動く』ということが分かってきます。
そして決まったプログラムなので、再現性があるのもいいですね。
そのため、本来業務が上手くいかないとき、息抜きのような感じでマクロを作成すると
非常に気分が良く、手軽に達成感を得られるので気に入っています。
『何か大変なことをしている』と上司は思っている
私は好きでマクロを作ったり、自動化を進めているのですが、上司はというと…
- ○○さん（私の名前）には困難な仕事を任せてしまっている。
- あんなに凄いものを作って、本来の業務は疎かになっていないか。
- 業務を圧迫していないか心配している。
など、私の仕事が増えて申し訳ないと思っているようです。
ブラック企業の話題が多いなか、ありがたい話です。
実際のところ、業務量はマクロ作成の分だけ増えているのですが、
マクロによるアウトプットが遥かに大きいため、マクロの分からない上司にはそう映るようです。
まとめ
ということで、エクセルマクロを覚えたら起きたことの紹介でした。
マクロ（VBA）自体は20年以上前からあるため、全く新しい技術ではありませんが
今でもYoutubeで解説動画が公開されたり、専門書が発行されるなどしています。
デスクワークが中心の場合、少し勉強して会社に提案すれば、年収が上がる可能性があります。
手っ取り早く実績を作れるので、おすすめの方法です。
3D Animation Production CompanyによるPixabayからの画像
Peggy und Marco Lachmann-AnkeによるPixabayからの画像
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